OrgaDMS

 

Wofür steht OrgaDMS?

Der Name OrgaDMS setzt sich zusammen aus den Begriffen Organisation und DMS.

OrgaDMS ist eine Softwarelösung, die es dem Anwender ermöglicht, Dokumente zu erfassen und zu verwalten. So kann er diese schnell finden und deren Daten in seiner Organisationsstruktur effektiv weiterverarbeiten.

Als Dokumentenverwaltung erfüllt OrgaDMS die Aufgaben der Erfassung, Suche , Zuordnung und Auswertung im Hinblick auf die Optimierung von Abläufen.   

  

Was ist ein DMS?

Der Begriff DMS stammt von "Dokumenten-Management-System" und beschreibt ein Programm zur digitalen Daten- bzw. Dokumentenverwaltung. Dabei ist es rechtlich an die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gebunden und unterliegt einer Vielzahl an Anforderungen.

 

Wofür brauche ich ein DMS?

Ein DMS verbindet die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten wie beispielsweise Rechnungen mit einer strukturierten Archivierung. Dadurch ist eine schnelle und effektive Suche nach Dokumenten möglich und die Gefahr, dass Dokumente verloren gehen, existiert nicht mehr. Ein weiterer Vorteil ist, dass auch mehrere Personen ortsunabhängig und ohne zeitliche Verzögerung auf ein Dokument zugreifen können.

Das von uns entwickelte OrgaDMS zeichnet sich besonders durch Flexibilität und Praktikabilität aus. Das Programm wird auf Ihre spezifischen Bedürfnisse ausgerichtet und mit Ihnen gemeinsam angepasst. Dadurch ist es möglich auch die Schnittstellen zu anderen verwendeten Programmen optimal zu gestalten, um einen reibungslosen Arbeitsablauf in allen Bereichen zu garantieren. Zusätzliche Möglichkeiten wie z. B. dem Exportieren einer Dokumentenliste in Excel erleichtern den Arbeitsalltag zusätzlich.

  

Was sind die rechtlichen Rahmenbedingungen?

Die Dokumente müssen unveränderbar verwahrt werden, damit nachträgliche Eingriffe ausgeschlossen werden. Sollte dies aus irgendeinem Grund doch geschehen, sind die Veränderungen exakt zu dokumentieren und alle Versionen des Dokuments zu speichern, um den Verlauf des Eingriffs jederzeit überprüfen und nachvollziehen zu können. Außerdem muss sichergestellt werden, dass keine Dokumente verloren gehen bzw. gelöscht werden. Steuerrechtlich relevante Daten sind vollständig zu lagern und die langfristige Erhaltung sicherzustellen. Ebenfalls sind Fehler beim Auslesen der Dokumente zu vermeiden. Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Dokumentenaufbewahrung ist die Nachvollziehbarkeit. Bei der Aufbewahrung ist eine zeitlich und logisch aufgebaute Struktur einzuhalten, die sachverständigen Dritten eine schnelle Einarbeitung und Überprüfung ermöglicht. Daneben ist der Zugriff und somit die Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen.

Wird der gesetzliche Rahmen eingehalten, ist es nicht notwendig, die Dokumente in Papierform nach der elektronischen Erfassung weiter aufzubewahren und digitale Rechnungen werden - unwichtig, ob signiert oder nicht - beim Vorsteuerabzug akzeptiert. In § 140 AO werden die Aufbewahrungsfristen festgelegt. Diese unterscheiden sich nicht, ungeachtet der Aufbewahrungsform. Kapitalgesellschaften müssen zusätzliche Regelungen im Handels- und Steuerrecht erfüllen.

Das einfache Speichern von Dokumenten auf einer Festplatte ist nicht ausreichend. Der Aufbewahrungsort ist, soweit die steuerlich zu berücksichtigenden Regeln erfüllt sind, vom Unternehmen bestimmbar, solange dieser sich im Inland befindet. Hierbei gibt es jedoch Ausnahmen, wenn z.B. der Server einer Cloud im EU-Ausland positioniert und der Fernzugriff sichergestellt ist. Durch Anforderungen wie eine solide Datensicherung, spezielle Kontrollmechanismen oder die Zuordnung von Zugriffsrechten ist die Verwendung eines DMS-Systems unumgänglich. Zusammen mit einer ausführlichen Verfahrensdokumentation erfüllt das DMS bei Einhaltung der genannten Vorschriften die GoBD.

 

Was versteht man unter einer ausführlichen Verfahrensdokumentation?

Der Zweck der Verfahrensdokumentation ist es, Dritten einen Überblick über die Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe zu geben und die Vereinbarkeit mit den GoBD bewerten zu können. Dabei soll unter anderem transparent übermittelt werden:

- welches IT-System verwendet wird, 

- welche Sicherheitsvorkehrungen getroffen wurden (sowohl zur Verhinderung von Datenverlust als auch von nachträglichen Veränderungen der Daten),

- wie der Arbeitsablauf mit Daten, angefangen bei der Empfangsart bis zur Vernichtung, detailliert gestaltet ist,

- welche eigenen Kontrollen zur Sicherstellung der Vorschriftenerfüllung bestehen,

- welche Mitarbeiter, Abteilungen und gegebenenfalls externe Dienstleister mit den individuellen Zugriffsrechten beteiligt sind.

Auch die Verfahrensdokumentationen sind über 10 Jahre hinweg festzuhalten.

Vgl. Baumeister, Wilhelm (2018): Tipps für die digitale Betriebsprüfung. In: Controller Magazin, Ausgabe: April 2./2018 Seite: 52-56.

 

Wenn auch Sie Ihre Arbeitsprozesse durch OrgaDMS optimieren möchten, sprechen Sie uns gerne an. Wir unterstützen Sie bei der Aufbewahrung Ihrer Daten!

 

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